Former, enseigner, diriger, être à la fois secrétaire, comptable, agent d'accueil et même professeur, le tout sans stress et en toute confiance, c'est possible grâce à Scolana. Tout l'administratif de votre établissement peut désormais être géré simplement et librement, découvrez pour ce faire les fonctionnalités offertes par Scolana.
Tableau de bords
Enfants
Formations
Comptabilité
Communications
Contenu
Tableau de bords
Le tableau de bords est un aperçut chiffré de haut niveau de votre établissement qui peut être configurer selon vos besoin.
Administration des enfants
- Module de gestion de pré-inscription qui permet aux parents d'enregistrer eux-mêmes leurs demandes de pré-inscription directement à partir de votre espace parent. Vous n'avez aucune saisie de données à faire, les infos fournies par les parents vont directement dans votre base de données.
- Définissez les membres de chaque classe de manière centralisé. De même pour vos groupes d'activités extrascolaires.
- Pointez et suivez les présences, absences, retards, et autres évènements, dans les classes et aussi pour les activités périscolaires
- Accès aux données selon son droit d'accès en quelques clics pour les parents d'élèves et le personnel enseignant
- Gestion en-ligne de bulletins scolaires
- Génération automatique de la fiche de l’enfant, fiche de la classe, trombinoscope et de nombreux autres documents, en formats PDF ou Microsoft Excel, selon les modèles fournis par l'école.
- Plugin Espace parents disponible sur simple demande (Les parents peuvent mettre à jours eux-même les informations concernant leur famille et télécharger les documents requis via une interface web). Nouveau!
Gestion des formations
- Enregistrement des pré-inscriptions.
- Gestion des inscriptions et annulations (notification par e-mail).
- Gestion et tri de toutes les données sous forme de listes.
- Accès aux données selon son droit d'accès en quelques clics pour tous.
- Création de groupes de personnes selon les critères sélectionnés.
- Navigation facile entre contrats/conventions - factures – fiches clients - fiches formations.
- Génération automatique de documents selon vos modèles : contrats et conventions formations, feuilles d’émargement, convocations, d'attestations scolaires et de nombreux autres documents.
- Statistiques !! nombre d'heures de formation, nombre d'étudiants, chiffre d'affaires, par année, par mois, par type de formation, par origine du financement.
- Signatures électronique en ligne. Nouveau!
Comptabilité
Factures
- Avoirs
- Devis
- TVA
- Clonage d’une facture
- Codes analytiques
- Produits comptables
- Commentaires et fichiers joints
Règlements
- Règlements – paiement en-ligne par carte (via stripe.com)
- Règlements – virements, chèques, espèces, CESU, paypal – affectation aux factures
- Règlements – remise en banque des chèques
- Chèques sans provision
- Programmation des règlements
- Remboursements – comme règlements sauf prélèvement
Processus de facturation
- Création de factures en masse pour l’ensemble d’enfants dans une classe ou activité
- Création de factures en masse pour formations d’adultes
- Création de factures manuellement
- Possibilité de créer un plugin pour générer les factures automatiquement
- Verrouillage des factures pour empêcher leur modification
- Déverrouillage des factures pour corriger une erreur (Scolana garde en mémoire les numéro et date originaux de la facture)
Prélèvements
- Programmation par pourcentages
- Programmation par date et montant
- Remises en banque (fichier format SEPA XML)
- Affectation automatique à la facture
- Création automatique des mandats SEPA (modèle PDF, numéro RUM automatique ou manuel)
- Enregistrement des comptes bancaires
Communications
- Affichage des échéances sur la facture (PDF), par mail, sur page extranet
- Notification des échéances aux clients
- Notifications factures – émission, relance
- Extranet compte client – le client peux consulter ses factures, échéances, solde via le portail clients
Comptabilité fournisseurs
- Factures
- Avoirs
- Comptes frais
Journal comptable
- Écritures
- Export format excel
- Verrouillage du journal pour garder son intégrité vis-à-vis du logiciel de comptabilité
- Écritures manuelles – opérations comptables pas pris en charge par d’autres opérations
Numérotation automatique et paramétrable
- des factures
- des comptes clients
- des comptes fournisseurs
- des contrats
Suivi des comptes
- opérations
- solde
- solde à une date donnée
Exports format Microsoft Excel
- du journal comptable (écritures) pour import dans le logiciel de comptabilité
- des comptes (avec numéro, nom, solde)
- des factures et avoirs (numéro, compte, date, montant, montant dû)
Communications
Scolana vous offre une interface qui vous permet d’envoyer des bulletins d’information (Newsletter) aux parents d’élèves ou stagiaires.
Mais aussi:
- Un aperçu des erreurs d’envoi de bulletin d’information
- Une rubrique dédié aux notifications (factures émises, création de nouveau compte utilisateur, nouvelles inscriptions, ...). Nous vous tenons informé de tout ce qui se passe au sein de votre instance de Scolana.
- Un outil de nettoyage de vos listes de distribution
Gestion du contenu (CMS)
- Personnalisation de votre instance Scolana.
- Gestions des images et documents
- Hébergement et gestion votre site internet (un supplément de 80€/an pour le management de votre nom de domaine).
- Gestion des modèles de fichiers PDF.
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