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Former, enseigner, diriger, être à la fois secrétaire, comptable, agent d'accueil et même professeur, le tout sans stress et en toute confiance, c'est possible grâce à Scolana. Tout l'administratif de votre établissement peut désormais être géré simplement et librement, découvrez pour ce faire les fonctionnalités offertes par Scolana.

Tableau de bords

Le tableau de bords est un aperçut chiffré de haut niveau de votre établissement qui peut être configurer selon vos besoin.

Aperçu du tableau de bord
Aperçu du tableau de bord

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Administration des enfants

  • Module de gestion de pré-inscription qui permet aux parents d'enregistrer eux-mêmes leurs demandes de pré-inscription directement à partir de votre espace parent. Vous n'avez aucune saisie de données à faire, les infos fournies par les parents vont directement dans votre base de données.
  • Définissez les membres de chaque classe de manière centralisé. De même pour vos groupes d'activités extrascolaires.
  • Pointez et suivez les présences, absences, retards, et autres évènements, dans les classes et aussi pour les activités périscolaires
  • Accès aux données selon son droit d'accès en quelques clics pour les parents d'élèves et le personnel enseignant
  • Gestion en-ligne de bulletins scolaires
  • Génération automatique de la fiche de l’enfant, fiche de la classe, trombinoscope et de nombreux autres documents, en formats PDF ou Microsoft Excel, selon les modèles fournis par l'école.
  • Nouveau! Plugin Espace parents disponible sur simple demande (Les parents peuvent mettre à jours eux-même les informations concernant leur famille et télécharger les documents requis via une interface web)
Aperçu du menu Enfants
Aperçu du menu “Enfants”
Aperçu des demandes d'inscriptions
Aperçu des demandes d'inscriptions

Gestion des formations

  • Enregistrement des pré-inscriptions
  • Gestion des inscriptions et annulations (notification par e-mail)
  • Gestion et tri de toutes les données sous forme de listes
  • Accès aux données selon son droit d'accès en quelques clics pour tous
  • Création de groupes de personnes selon les critères sélectionnés
  • Navigation facile entre contrats/conventions - factures – fiches clients - fiches formations
  • Génération automatique de documents selon vos modèles : contrats et conventions formations, feuilles d’émargement, convocations, d'attestations scolaires et de nombreux autres documents.
  • Statistiques !! nombre d'heures de formation, nombre d'étudiants, chiffre d'affaires, par année, par mois, par type de formation, par origine du financement

Comptabilité

Factures

  • Avoirs
  • Devis
  • TVA
  • Clonage d’une facture
  • Codes analytiques
  • Produits comptables
  • Commentaires et fichiers joints

Règlements

  • Règlements – paiement en-ligne par carte (via stripe.com)
  • Règlements – virements, chèques, espèces, CESU, paypal – affectation aux factures
  • Règlements – remise en banque des chèques
  • Chèques sans provision
  • Programmation des règlements
  • Remboursements – comme règlements sauf prélèvement

Processus de facturation

  • Création de factures en masse pour l’ensemble d’enfants dans une classe ou activité
  • Création de factures en masse pour formations d’adultes
  • Création de factures manuellement
  • Possibilité de créer un plugin pour générer les factures automatiquement
  • Verrouillage des factures pour empêcher leur modification
  • Déverrouillage des factures pour corriger une erreur (Scolana garde en mémoire les numéro et date originaux de la facture)

Prélèvements

  • Programmation par pourcentages
  • Programmation par date et montant
  • Remises en banque (fichier format SEPA XML)
  • Affectation automatique à la facture
  • Création automatique des mandats SEPA (modèle PDF, numéro RUM automatique ou manuel)
  • Enregistrement des comptes bancaires

Communications

  • Affichage des échéances sur la facture (PDF), par mail, sur page extranet
  • Notification des échéances aux clients
  • Notifications factures – émission, relance
  • Extranet compte client – le client peux consulter ses factures, échéances, solde via le portail clients

Comptabilité fournisseurs

  • Factures
  • Avoirs
  • Comptes frais

Journal comptable

  • Écritures
  • Export format excel
  • Verrouillage du journal pour garder son intégrité vis-à-vis du logiciel de comptabilité
  • Écritures manuelles – opérations comptables pas pris en charge par d’autres opérations

Numérotation automatique et paramétrable

  • des factures
  • des comptes clients
  • des comptes fournisseurs
  • des contrats

Suivi des comptes

  • opérations
  • solde
  • solde à une date donnée

Exports format Microsoft Excel

  • du journal comptable (écritures) pour import dans le logiciel de comptabilité
  • des comptes (avec numéro, nom, solde)
  • des factures et avoirs (numéro, compte, date, montant, montant dû)

Communications

Gestion du contenu (CMS)

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